HOA-Platzbuchungssoftware für Gemeinschaftsplätze

Die meisten Eigentümergemeinschaften verwalten ihre Plätze noch immer mit einer Papierliste am Zaun, einem Schlüssel in einer Lockbox oder einem Nachbarschafts-Gruppenchat. Das funktioniert, bis die Gemeinschaft wächst, Pickleball dazukommt und dieselben drei Haushalte scheinbar jede Prime-Time-Zeit belegen.

BookThisCourt ist eine Platzbuchungssoftware, mit der eine Eigentümergemeinschaft, eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) oder eine größere geplante Wohnanlage Platzreservierungen online abwickeln kann, ohne Zahlungen, Kreditkarten oder einen neuen Job für den Vorstand einzuführen. Bewohner buchen vom Handy aus, und der Community-Manager oder ein Vorstandsmitglied behält die Kontrolle.

Schon überzeugt und wollen Sie direkt zur Einrichtung mit drei Bildschirmen? Die Schritt-für-Schritt-Anleitung deckt das ab.

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Warum die Papierliste nicht mehr funktioniert

Eine Papierliste oder ein Gruppenchat kennt keine Regeln. Niemand sieht die Verfügbarkeit, ohne zum Platz zu laufen, nichts hindert einen Haushalt daran, seinen Namen in jeden Abendslot einzutragen, und der Vorstand hat keine Möglichkeit, Prime-Time-Zeiten für Bewohner zu reservieren, sobald externe Spieler auftauchen.

Online-Platzbuchungssoftware löst alle drei Probleme: Bewohner sehen die Verfügbarkeit in Echtzeit, das System sorgt für ein faires Kontingent pro Haushalt, und der Vorstand entscheidet, welche Stunden nur Bewohnern vorbehalten sind.

Wie die Buchung für Bewohner funktioniert

Gemeinschaftsplätze sind bereits über die HOA-Gebühren bezahlt, daher unterscheidet sich das Modell von einer kommerziellen Anlage. Statt pro Buchung abzurechnen, geben Sie jedem Haushalt eine Resident-Mitgliedschaft, die eine festgelegte Anzahl an Platzstunden pro Monat gewährt.

• Online-Platzreservierungen: Bewohner sehen die Verfügbarkeit in Echtzeit und buchen vom Handy aus, inklusive Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails.
• Monatliche Platzstunden pro Haushalt: Jede Resident-Mitgliedschaft enthält ein Stundenkontingent, das sich jeden Monat auffüllt, sodass kein Haushalt die Plätze monopolisieren kann.
• Nur für Bewohner reservierte Stunden: Reservieren Sie Prime-Time-Zeiten für die Gemeinschaft und lassen Sie optional andere Stunden für die Öffentlichkeit offen.
• Keine Kreditkarten, keine Gebühren pro Buchung für Bewohner: Der Zugang kommt über die Mitgliedschaft, nicht über eine Zahlung.
• Eine zentrale Mitgliederliste für die Verwaltung: Der Community-Manager fügt Bewohner hinzu, entfernt sie und passt Stunden an, ohne den Support anrufen zu müssen.

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Keine Kreditkarte und keine Gebühren pro Buchung

Es gibt keinen Zahlungsdienstleister anzubinden und keine hinterlegte Karte. Die Resident-Stufe ist auf der öffentlichen Buchungsseite ausgeblendet, sodass sich niemand selbst anmelden kann, und der Einladungslink aktiviert sie kostenlos. Wenn die Gebühren über die Eigentümergemeinschaft eingezogen werden, ist genau das gewünscht.

Möchte Ihre Gemeinschaft irgendwann doch etwas berechnen, etwa einen Gäste-Kurs oder eine Turnierteilnahme, kann dasselbe Konto Online-Zahlungen für dieses Event annehmen, ohne dass sich ändert, wie Bewohner ihre regulären Stunden buchen.

Nur-Bewohner-Stunden, öffentliche Stunden oder beides

Jede Preiszeile auf der Seite Zeiten hat eine Spalte Nur für Mitglieder. Aktivieren Sie Residents bei den Zeilen, die Sie reservieren möchten, und nur Haushalte mit dieser Stufe können sie buchen. Lassen Sie eine Zeile unmarkiert, bleibt sie für jeden auf Ihrer öffentlichen Buchungsseite offen.

Das bedeutet: Eine Gemeinschaft mit Zugangskontrolle kann jede Stunde nur für Bewohner reservieren, während eine Gemeinschaft, die ihre Plätze wochentags morgens auch externen Spielern vermietet, beides auf demselben Platz anbieten kann.

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Jeder Platztyp: Tennis, Pickleball, Basketball, Fußball und mehr

Platzbuchungssoftware wird meist für Schlägersportarten beworben, aber die Plätze einer Gemeinschaft hören selten dort auf. BookThisCourt behandelt jeden Platz oder jedes Feld als eigenen Typ mit eigenen Stunden und Regeln, sodass Tennis-, Pickleball-, Basketball-, Padel-, Volleyball-, Squash- und Badmintonplätze sowie Fußballfelder alle in einem Konto zusammenlaufen. Eine Gemeinschaft mit zwei Tennisplätzen, einem Basketballplatz und einem Fußballfeld verwaltet alle drei über dieselbe Resident-Stufe und dieselbe Mitgliederliste.

Was der Vorstand oder Community-Manager steuert

• Einen Bewohner einmal mit Name und E-Mail hinzufügen und die Resident-Stufe auswählen. Das Konto verknüpft sich automatisch, sobald sich die Person registriert.
• Die Mitgliedschaft widerrufen, wenn ein Haushalt auszieht. Da die Stufe unbefristet läuft, ist der Widerruf der einzige Weg, den Zugang zu beenden.
• Jederzeit Stunden für einen einzelnen Haushalt über dessen Kundenseite hinzufügen oder abziehen, zum Beispiel nach einer Platzsperrung.
• Falls Stunden allein nicht ausreichen, ein wöchentliches Buchungslimit auf der Stufe festlegen.

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Stornierungen, Erinnerungen und Platzsperrungen

Bewohner erhalten eine Bestätigungs-E-Mail bei der Buchung und eine Erinnerung eine Stunde vor dem Spiel. Sie können Bewohnern erlauben, ihre Buchungen selbst über ihr Konto zu stornieren, damit ein frei gewordener Slot wieder den Nachbarn zur Verfügung steht, statt leer zu bleiben. Wird ein Platz saniert oder fällt die Beleuchtung aus, sperren Sie die Zeit im Kalender, und niemand kann sie buchen, bis Sie sie wieder freigeben.

Gäste und Torzugang

Bewohner buchen unter ihrem eigenen Namen und bringen mit, wen die Regeln der Gemeinschaft erlauben. Ein Vorstandsmitglied kann außerdem direkt im Kalender eine Buchung für einen Gast per Namen anlegen, ganz ohne Konto. Liegen die Plätze hinter einem verschlossenen Tor, kann ein Smart Lock einen Code ausgeben, der nur während der Buchung funktioniert, sodass niemand Schlüssel verwalten muss. Unser Smart-Lock-Ratgeber vergleicht die Optionen.

Was es eine Eigentümergemeinschaft kostet

Die meisten Amenity-Programme für Eigentümergemeinschaften verlangen eine monatliche Gebühr nach Anzahl der Haushalte. Der Starter-Plan von BookThisCourt ist kostenlos, mit bis zu 500 Buchungen pro Monat und bis zu 8 Plätzen, was für die meisten Gemeinschaften reicht. Größere Gemeinschaften wechseln zum kostenpflichtigen Scale-Plan. Für den Start ist keine Karte nötig, und Bewohner zahlen keine Buchungsgebühr. Siehe Preise.

Einrichtung

Die vollständige Einrichtung besteht aus drei Bildschirmen: die Resident-Stufe unter Angebote erstellen, Residents bei den gewünschten Preiszeilen unter Zeiten aktivieren, dann jeden Haushalt unter Kunden hinzufügen. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt jeden Bildschirm.

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Für den vollständigen Überblick über Mitgliedschaftsoptionen, etwa Buchungslimits und erweiterten Buchungszugang, siehe die Mitgliedschaften-Anleitung. Betreiben Sie einen privaten Club mit Mitgliedsbeiträgen statt einer Gemeinschaft mit geteilten Plätzen, lesen Sie stattdessen Platzbuchungs- und Mitgliedschaftssoftware für private Clubs.

FAQ

Brauchen Bewohner eine Kreditkarte, um einen Platz zu reservieren?

Nein. Der Zugang kommt über die Resident-Mitgliedschaft, die ein Administrator zuweist, sodass ein Bewohner sich anmeldet und gegen seine monatlichen Stunden bucht. Es gibt keinen Checkout-Schritt und keine hinterlegte Karte.

Können wir begrenzen, wie viel Platzzeit jeder Haushalt bekommt?

Ja. Die Resident-Stufe legt fest, wie viele Stunden jeder Haushalt pro Monat erhält, und bietet zusätzlich eine wöchentliche Buchungsgrenze als Option. Ein Administrator kann jederzeit Stunden für einen einzelnen Haushalt hinzufügen oder abziehen.

Können auch Nicht-Bewohner unsere Plätze buchen?

Nur, wenn Sie es zulassen. Jede Preiszeile ohne die Einstellung Nur für Mitglieder bleibt für die Öffentlichkeit offen. Sollen die Plätze nur Bewohnern vorbehalten sein, aktivieren Sie Residents bei jeder Preiszeile, dann kann niemand sonst buchen.

Was passiert, wenn ein Bewohner auszieht?

Öffnen Sie die Kundenseite und widerrufen Sie die Mitgliedschaft. Zugang und verbleibende Stunden enden sofort, und Sie können die Stufe dem neuen Haushalt genauso zuweisen wie zuvor dem ersten.

Funktioniert das auch für Basketball oder andere Plätze ohne Schläger?

Ja. Jeder Platztyp hat eigene Stunden und Regeln, sodass eine Gemeinschaft mit Tennisplätzen, einem Pickleball-Platz und einem Basketballplatz alle davon über ein Konto mit derselben Resident-Stufe verwaltet.

Was kostet HOA-Platzbuchungssoftware?

Der Starter-Plan von BookThisCourt ist kostenlos und enthält bis zu 500 Buchungen pro Monat und 8 Plätze, was für die meisten Gemeinschaften reicht. Größere Gemeinschaften können auf einen kostenpflichtigen Plan wechseln. Bewohner zahlen nie eine Buchungsgebühr.

Können Bewohner ihre Buchungen selbst stornieren?

Ja, wenn Sie Kundenstornierungen aktivieren. Bewohner stornieren über ihr Konto, und der Slot wird sofort wieder frei. Lassen Sie die Option aus, wenden sie sich stattdessen an den Community-Manager.