Platzbuchungs- und Mitgliedschaftssoftware für private Clubs

Ein privater Club lebt von Mitgliedsbeiträgen, und Beiträge sollen Zugang kaufen. Trotzdem nimmt an vielen Clubs die Rezeption Platzanfragen noch telefonisch entgegen, der Pro-Shop führt eine Papierliste, und Mitglieder haben keine Möglichkeit zu sehen, welche Stunden ihre Kategorie überhaupt nutzen darf.

BookThisCourt ist Platzbuchungs- und Mitgliedschaftssoftware für private Clubs und Mitgliedschaftsanlagen jeder Art: Tennis-, Pickleball-, Padel- und Racquet-Clubs, Squash- und Badmintonclubs, Basketball- und Volleyballhallen, Fußballvereine mit eigenen Feldern sowie das Platzprogramm eines Country Clubs. Mitglieder reservieren Plätze online vom Handy aus und sehen nur die Zeiten, die ihre Mitgliedschaft erlaubt. Der Club rechnet Beiträge weiter so ab, wie er es heute schon tut.

Schon überzeugt und wollen Sie direkt zur Einrichtung mit drei Bildschirmen? Die Schritt-für-Schritt-Anleitung deckt das ab.

Einrichtungsanleitung für private Clubs öffnen

Die Mitgliedschaft regelt den Zugang, nicht die Zahlung

In einer kommerziellen Anlage bekommt den Platz, wer bezahlt. In einem privaten Club entscheidet die Mitgliedschaft. BookThisCourt ist genau auf diesen Unterschied ausgelegt: Sie erstellen einen Mitgliedschaftsplan für jede Mitgliederkategorie, hängen Vorteile daran, und der Plan ist es, der Platzstunden für ein Mitglied öffnet.

• Platzbuchung nur für Mitglieder: Reservieren Sie beliebige Stunden für Mitglieder, mit unterschiedlichen Kategorien für unterschiedliche Stunden, wenn Sie das möchten.
• Ein Plan pro Mitgliederkategorie: Voll, Junior, Social, saisonal, oder was auch immer Ihre Satzung vorsieht, jeweils mit eigenem Platzstunden-Kontingent.
• Mitgliederpreise: ein niedrigerer Satz für Mitglieder als für die Öffentlichkeit, oder kostenlose Platzzeit als Teil des Beitrags.
• Vorrangige Buchung: Lassen Sie Mitglieder weiter im Voraus reservieren als die Öffentlichkeit.
• Beiträge bleiben beim Club: Weisen Sie Ihrer bestehenden Mitgliederliste Pläne zu und rechnen Sie weiter in Ihrem eigenen Büro ab, oder schalten Sie die Abrechnung über die Plattform ein, sobald Sie bereit sind.

Ein Plan pro Mitgliederkategorie

Die meisten Clubs haben Kategorien bereits in ihrer Satzung festgelegt. Bilden Sie jede davon als Mitgliedschaftsplan nach: Full Member (Vollmitglied) mit acht Stunden im Monat und Zugang zu jeder Stunde, Junior mit Zugang zu Zeitfenstern nach der Schule, Social nur mit Nebenzeiten. Jeder Plan ist auf der öffentlichen Buchungsseite ausgeblendet, wenn die Mitgliedschaft auf Einladung oder Warteliste basiert, sodass niemand beitritt, ohne dass der Club zustimmt.

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Nur-Mitglieder-Stunden, öffentliche Stunden oder beides

Jede Preiszeile auf der Seite Zeiten hat eine Spalte Nur für Mitglieder. Aktivieren Sie die Pläne, die diese Stunden erreichen sollen, und nur diese Mitglieder können sie buchen. Ein streng privater Club aktiviert seine Pläne bei jeder Zeile. Ein Club, der wochentags tagsüber Plätze für die Öffentlichkeit öffnet, lässt diese Zeilen unmarkiert, sodass beide Arten von Stunden nebeneinander auf demselben Platz bestehen.

So reservieren Sie auch ein festes wöchentliches Zeitfenster für eine Kategorie, zum Beispiel einen Junior-Kurs-Block oder einen Damen-Vormittag, ohne den Platz für alle anderen zu blockieren.

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Mitgliederpreise und vorrangige Buchung

Exklusive Stunden sind nur ein Vorteil. Pläne können außerdem einen Mitgliederpreis tragen, den die Öffentlichkeit nie sieht, ein Platzstunden-Kontingent, das sich jeden Zyklus auffüllt, schnellere Bonuspunkte, Rabatte bei Events und Kursen sowie erweiterten Buchungszugang, sodass Mitglieder Tage vor Nicht-Mitgliedern reservieren. Die Mitgliedschaften-Anleitung listet jeden Vorteil auf.

Beiträge weiter auf Ihre Art abrechnen

Die meisten privaten Clubs rechnen jährlich über ihr eigenes Büro ab und haben kein Interesse daran, das auf eine Buchungsplattform zu verlagern. Es muss sich nichts ändern. Weisen Sie jedem Mitglied seinen Plan zu, lassen Sie die Abrechnung über die Plattform ausgeschaltet, und es läuft nie eine Zahlung über BookThisCourt.

Möchte der Club lieber, dass die Software Beiträge einzieht und neue Anmeldungen online annimmt, lässt sich die Abrechnung über die Plattform pro Plan einschalten, und Mitglieder zahlen per Karte, Apple Pay oder Google Pay.

Jeder Platztyp: Tennis, Squash, Basketball, Fußball und mehr

Platzbuchungssoftware geht meist von Schlägersportarten aus, aber die Plätze eines Clubs hören selten dort auf. BookThisCourt behandelt jeden Platz oder jedes Feld als eigenen Typ mit eigenen Stunden und Regeln, sodass Tennis-, Pickleball-, Padel-, Squash-, Badminton-, Basketball- und Volleyballplätze sowie Fußballfelder alle in einem Konto zusammenlaufen, gesteuert von denselben Mitgliedschaftsplänen und derselben Mitgliederliste.

Gäste, Stornierungen und Erinnerungen

Die Rezeption kann direkt im Kalender eine Buchung für einen Gast per Namen anlegen, sodass der Besuch eines Mitglieds nie ein Konto braucht. Mitglieder erhalten eine Bestätigungs-E-Mail bei der Buchung und eine Erinnerung eine Stunde vor dem Spiel. Sie entscheiden, ob Mitglieder ihre Buchungen selbst stornieren dürfen und, falls Sie Platzzeit berechnen, wie früh sie stornieren müssen, um eine Gutschrift zu bekommen.

Kurse, Socials, Ligen und Turniere

Platzbuchung ist nur ein Teil der Clubwoche. Dasselbe Konto führt wöchentliche Kurse und Trainerstunden, Round Robins, Ligaabende und Mixer als Events, zu denen sich Mitglieder online anmelden, auf Wunsch mit Mitgliederrabatt auf die Teilnahme. Turniere bekommen eigene Auslosungen, Live-Ergebnisse und eine Rangliste. Siehe die Events-Anleitung und die Turnier-Anleitung.

Haftungsausschluss einmal online unterschreiben

Hängen Sie Ihren Haftungsausschluss an einen Mitgliedschaftsplan oder an Platzbuchungen, und jedes Mitglied unterschreibt ihn online vor der ersten Einheit. Wiederkehrende Mitglieder werden nicht erneut gefragt, solange sich der Text nicht ändert. Siehe die Waivers-Anleitung.

Was es kostet

Die meisten Clubverwaltungsprogramme rechnen nach Modulen oder Mitgliederzahl ab. Der Starter-Plan von BookThisCourt ist kostenlos, mit bis zu 500 Buchungen pro Monat und bis zu 8 Plätzen. Größere Clubs wechseln zum kostenpflichtigen Scale-Plan mit 20 Plätzen, Haupt- und Nebenzeitpreisen und eigenen Buchungsregeln. Für den Start ist keine Karte nötig. Siehe Preise.

Einrichtung

Die vollständige Einrichtung besteht aus drei Bildschirmen: einen Plan pro Mitgliederkategorie unter Angebote erstellen, diese Pläne bei den gewünschten Preiszeilen unter Zeiten aktivieren, dann Ihre bestehenden Mitglieder unter Kunden hinzufügen. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt jeden Bildschirm.

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Betreiben Sie eine Eigentümergemeinschaft oder geteilte Gemeinschaftsplätze statt eines beitragspflichtigen Clubs, lesen Sie stattdessen HOA-Platzbuchungssoftware für Gemeinschaftsplätze.

FAQ

Können wir die Platzbuchung nur für Mitglieder öffnen?

Ja. Aktivieren Sie Ihre Mitgliedschaftspläne in der Spalte Nur für Mitglieder bei jeder Preiszeile, dann kann niemand außerhalb dieser Pläne buchen. Lassen Sie eine Zeile unmarkiert, um diese Stunden für die Öffentlichkeit zu öffnen.

Können verschiedene Mitgliederkategorien unterschiedlichen Platzzugang haben?

Ja. Jeder Plan wird bei jeder Preiszeile einzeln aktiviert, sodass ein Vollmitglied jede Stunde erreicht, während ein Social-Mitglied nur Nebenzeiten erreicht. Jeder Plan trägt außerdem sein eigenes monatliches Platzstunden-Kontingent.

Müssen Mitglieder über die Plattform bezahlen?

Nein. Die meisten privaten Clubs rechnen Beiträge weiterhin über ihr eigenes Büro ab und weisen jedem Mitglied einfach einen Plan zu. Die Abrechnung über die Plattform ist optional und kann pro Plan aktiviert werden, um Beiträge einzuziehen und neue Anmeldungen online anzunehmen.

Können Mitglieder weiter im Voraus buchen als die Öffentlichkeit?

Ja. Erweiterter Buchungszugang ist ein Mitgliedschaftsvorteil, sodass Mitglieder Plätze Tage bevor dieselben Zeiten für Nicht-Mitglieder öffnen, reservieren können.

Funktioniert das auch für Squash, Basketball oder andere Plätze ohne Schläger?

Ja. Jeder Platztyp in der Anlage läuft über dasselbe Konto mit eigenen Stunden und Regeln, sodass ein Club mit Tennisplätzen, Squashplätzen und einer Basketballhalle alle davon mit denselben Mitgliedschaftsplänen verwaltet.

Können Mitglieder einen Gast mitbringen?

Ja. Mitglieder buchen unter ihrem eigenen Namen und bringen ihren Gast mit, oder die Rezeption legt im Kalender eine Buchung für den Gast per Namen an, ohne ein Konto zu erstellen.

Was kostet Platzbuchungssoftware für private Clubs?

Der Starter-Plan von BookThisCourt ist kostenlos mit bis zu 500 Buchungen pro Monat und 8 Plätzen. Größere Clubs wechseln zum kostenpflichtigen Scale-Plan. Es gibt keine Gebühr pro Mitglied, und für den Start ist keine Karte nötig.