Software de Reservas de Canchas y Membresías para Clubes Privados

Un club privado funciona con cuotas, y se supone que las cuotas compran acceso. Sin embargo, en muchos clubes la recepción todavía toma solicitudes de cancha por teléfono, la tienda del profesional lleva una hoja de papel, y los socios no tienen forma de ver a qué horarios tiene derecho realmente su categoría.

BookThisCourt es un software de reservas y membresías para clubes privados e instalaciones de membresía de cualquier tipo: clubes de tenis, pickleball, pádel y raqueta, clubes de squash y bádminton, gimnasios de básquet y vóley, clubes de fútbol con sus propios campos, y el programa de canchas de un club de campo. Los socios reservan canchas en línea desde su celular y solo ven los horarios que su membresía permite. El club sigue cobrando las cuotas como lo hace hoy.

¿Ya te convenciste y quieres la configuración de tres pantallas? La guía paso a paso lo cubre.

Abrir la guía de configuración para clubes privados

La membresía gobierna el acceso, no el pago

En una instalación comercial, quien paga obtiene la cancha. En un club privado, decide la membresía. BookThisCourt está construido alrededor de esa diferencia: creas un plan de membresía para cada categoría de socio, le asocias beneficios, y ese plan es lo que abre las horas de cancha a un socio.

• Reservas de cancha solo para socios: reserva cualquier horario para socios, con distintas categorías accediendo a distintas horas si así lo quieres.
• Un plan por categoría de socio: pleno, junior, social, temporal, o lo que definan tus estatutos, cada uno con su propio cupo de horas de cancha.
• Precios para socios: una tarifa más baja que la del público, u horas de cancha gratuitas incluidas en la cuota.
• Reserva prioritaria: deja que los socios reserven con más anticipación que el público.
• Las cuotas se quedan con el club: asigna planes a tu listado actual y sigue cobrando en tu propia oficina, o activa el cobro por la plataforma cuando estés listo.

Un plan por categoría de socio

La mayoría de los clubes ya tienen categorías definidas en sus estatutos. Recréalas como planes de membresía: Full Member (socio pleno) con ocho horas al mes y acceso a todas las horas, Junior con acceso a horarios después de clases, Social solo con horarios de baja demanda. Cada plan se oculta de la página pública de reservas cuando la membresía es por invitación o lista de espera, así que nadie se une sin la aprobación del club.

Expand

Horas solo para socios, horas públicas, o ambas

Cada fila de tarifa en la página de Horarios tiene una columna Solo Miembros. Marca los planes que deben acceder a esas horas y solo esos socios podrán reservarlas. Un club estrictamente privado marca sus planes en cada fila. Un club que abre las canchas diurnas entre semana al público deja esas filas sin marcar, y ambos tipos de horas conviven en la misma cancha.

Así también reservas un horario semanal fijo para una categoría, por ejemplo un bloque de clínica junior o una mañana de damas, sin bloquear la cancha para el resto.

Expand

Precios para socios y reserva prioritaria

Los horarios exclusivos son un beneficio. Los planes también pueden incluir una tarifa de socio que el público nunca ve, un cupo de horas de cancha que se renueva cada ciclo, puntos de recompensa más rápidos, descuentos en eventos y clínicas, y acceso a reservas anticipadas para que los socios reserven días antes que quienes no son socios. La guía de Membresías enumera todos los beneficios.

Sigue cobrando las cuotas a tu manera

La mayoría de los clubes privados cobran anualmente a través de su propia oficina y no tienen interés en trasladar eso a una plataforma de reservas. No hace falta cambiar nada. Asigna a cada socio su plan, deja el cobro por la plataforma desactivado, y ningún cargo pasará jamás por BookThisCourt.

Si el club prefiere que el software cobre las cuotas y acepte nuevas inscripciones en línea, el cobro por la plataforma puede activarse por plan, y los socios pagan con tarjeta, Apple Pay o Google Pay.

Cualquier tipo de cancha: tenis, squash, básquet, fútbol y más

El software de reservas de canchas suele asumir deportes de raqueta, pero las canchas de un club rara vez se limitan a eso. BookThisCourt trata cada cancha o campo como su propio tipo, con sus propias horas y reglas, así que canchas de tenis, pickleball, pádel, squash, bádminton, básquet y vóley, y campos de fútbol, todos conviven en una sola cuenta, gobernadas por los mismos planes de membresía y el mismo listado.

Invitados, cancelaciones y recordatorios

La recepción puede crear una reserva para un invitado por su nombre directamente desde el calendario, así el amigo de visita de un socio nunca necesita una cuenta. Los socios reciben un correo de confirmación al reservar y un recordatorio una hora antes de jugar. Tú decides si los socios pueden cancelar sus propias reservas y, si cobras por la cancha, con cuánta antelación deben cancelar para recuperar el crédito.

Clínicas, sociales, ligas y torneos

Reservar canchas es solo una parte de la semana de un club. La misma cuenta gestiona clínicas y clases semanales, round robins, noches de liga y mixers como eventos a los que los socios se inscriben en línea, con descuento para socios si lo quieres. Los torneos tienen sus propios cuadros, marcadores en vivo y tabla de posiciones. Consulta la guía de eventos y la guía de torneos.

Exenciones firmadas una vez, en línea

Adjunta tu exención de responsabilidad a un plan de membresía o a las reservas de cancha y cada socio la firma en línea antes de su primera sesión. A los socios que vuelven no se les pide de nuevo salvo que el texto cambie. Consulta la guía de exenciones.

Cuánto cuesta

La mayoría del software de gestión de clubes cobra por módulo o por número de socios. El plan Starter de BookThisCourt es gratis, con hasta 500 reservas al mes y hasta 8 canchas. Los clubes con más actividad pasan al plan Scale de pago, con 20 canchas, precios de hora pico y valle y reglas de reserva personalizadas. No hace falta tarjeta para empezar. Mira los precios.

Cómo configurarlo

La configuración completa son tres pantallas: crea un plan por categoría de socio en Ofertas, marca esos planes en las filas de tarifa que quieras reservar en Horarios, y luego agrega a tus socios actuales en Clientes. La guía paso a paso muestra cada pantalla.

Abrir la guía de configuración para clubes privados

Expand

Si administras una comunidad de vecinos o canchas comunitarias compartidas en lugar de un club que cobra cuotas, lee Software de Reservas de Canchas para Comunidades de Vecinos (HOA) en su lugar.

Preguntas frecuentes

¿Podemos hacer que la reserva de canchas sea solo para socios?

Sí. Marca tus planes de membresía en la columna Solo Miembros de cada fila de tarifa y nadie fuera de esos planes podrá reservar. Deja una fila sin marcar para abrir esas horas al público.

¿Pueden distintas categorías de socios tener distinto acceso a las canchas?

Sí. Cada plan se marca por separado en cada fila de tarifa, así que un socio pleno puede acceder a todas las horas mientras que un socio social solo accede a horarios de baja demanda. Cada plan también tiene su propio cupo mensual de horas de cancha.

¿Los socios tienen que pagar a través de la plataforma?

No. La mayoría de los clubes privados siguen cobrando las cuotas en su propia oficina y simplemente asignan un plan a cada socio. El cobro por la plataforma es opcional y puede activarse por plan para cobrar cuotas y aceptar nuevas inscripciones en línea.

¿Los socios pueden reservar con más anticipación que el público?

Sí. El acceso a reservas anticipadas es un beneficio de la membresía, así que los socios pueden reservar canchas días antes de que esos mismos horarios se abran a quienes no son socios.

¿Esto funciona para squash, básquet u otras canchas que no son de raqueta?

Sí. Cada tipo de cancha de la instalación funciona desde la misma cuenta con sus propias horas y reglas, así que un club con canchas de tenis, canchas de squash y un gimnasio de básquet administra todas con los mismos planes de membresía.

¿Los socios pueden traer un invitado?

Sí. Los socios reservan a su nombre y traen a su invitado, o la recepción crea una reserva para el invitado por su nombre desde el calendario sin crear una cuenta.

¿Cuánto cuesta el software de reservas de canchas para clubes privados?

El plan Starter de BookThisCourt es gratis con hasta 500 reservas al mes y 8 canchas. Los clubes con más actividad pasan al plan Scale de pago. No hay cuota por socio ni hace falta tarjeta para empezar.