Logiciel de réservation de terrains pour copropriétés

La plupart des associations de résidents gèrent encore leurs terrains avec une feuille d'inscription papier accrochée à la clôture, une clé dans une boîte à combinaison, ou un groupe de discussion de quartier. Cela fonctionne jusqu'à ce que la communauté grandisse, que le pickleball arrive, et que les trois mêmes foyers semblent monopoliser tous les créneaux de choix.

BookThisCourt est un logiciel de réservation de terrains conçu pour qu'une association de résidents, une copropriété (HOA, "homeowners association"), ou une communauté planifiée puisse faire passer les réservations de terrains en ligne sans introduire de paiements, de cartes bancaires, ni de nouvelle tâche pour le conseil syndical. Les résidents réservent depuis leur téléphone, et le gestionnaire de la communauté ou un bénévole du conseil garde le contrôle.

Déjà convaincu et prêt pour la configuration en trois écrans ? Le guide pas à pas couvre tout.

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Pourquoi la feuille d'inscription ne suffit plus

Une feuille papier ou un groupe de discussion n'a aucune règle. Personne ne peut voir les disponibilités sans se déplacer jusqu'au terrain, rien n'empêche un foyer d'inscrire son nom sur tous les créneaux du soir, et le conseil n'a aucun moyen de réserver les heures de pointe aux résidents quand des joueurs extérieurs commencent à se présenter.

Un logiciel de réservation en ligne résout ces trois problèmes : les résidents voient les disponibilités en temps réel, le système applique un quota équitable par foyer, et le conseil décide quelles heures sont réservées aux résidents.

Comment fonctionne la réservation pour les résidents

Les terrains communautaires sont déjà payés via les charges de copropriété, donc le modèle diffère de celui d'un établissement commercial. Plutôt que de facturer à la réservation, vous donnez à chaque foyer une formule Résident qui accorde un nombre défini d'heures de terrain chaque mois.

• Réservations en ligne : les résidents voient les disponibilités en temps réel et réservent depuis un téléphone, avec e-mails de confirmation et de rappel gérés pour eux.
• Heures mensuelles par foyer : chaque formule Résident inclut un quota d'heures qui se recharge chaque mois, pour qu'aucun foyer ne puisse monopoliser les terrains.
• Heures réservées aux résidents : réservez les heures de pointe pour la communauté et, si vous le souhaitez, laissez les autres heures ouvertes au public.
• Aucune carte bancaire, aucuns frais par réservation pour les résidents : l'accès vient de l'abonnement, pas d'un paiement.
• Un seul registre administrateur : le gestionnaire de la communauté ajoute et retire des résidents et ajuste les heures sans appeler le support.

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Aucune carte bancaire et aucuns frais par réservation

Il n'y a aucun processeur de paiement à connecter et aucune carte enregistrée. La formule Résident est masquée de la page de réservation publique, donc personne ne peut s'inscrire seul, et le lien d'invitation l'active gratuitement. Quand les charges sont collectées via la copropriété, c'est exactement ce qu'il vous faut.

Si votre communauté souhaite un jour facturer quelque chose, comme un stage invité ou l'inscription à un tournoi, le même compte peut accepter les paiements en ligne pour cet événement sans changer la façon dont les résidents réservent leurs heures habituelles.

Heures réservées aux résidents, heures publiques, ou les deux

Chaque ligne de tarif sur la page Hours a une colonne Membres uniquement. Cochez Résidents sur les lignes que vous voulez réserver, et seuls les foyers détenant la formule pourront les réserver. Laissez une ligne décochée et elle reste ouverte à tous sur votre page de réservation publique.

Cela signifie qu'une communauté fermée peut rendre chaque heure réservée aux résidents, tandis qu'une communauté qui loue ses terrains à des joueurs extérieurs les matins de semaine peut faire les deux sur le même terrain.

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Tous les types de terrain : tennis, pickleball, basketball, foot, et plus

Les logiciels de réservation de terrains ciblent généralement les sports de raquette, mais les terrains d'une communauté ne s'arrêtent pas là. BookThisCourt traite chaque terrain comme son propre type avec ses propres heures et règles, donc tennis, pickleball, basketball, padel, volleyball, squash et badminton ainsi que les terrains de foot ou de football cohabitent dans un seul compte. Une communauté avec deux terrains de tennis, un terrain de basketball et un terrain de foot gère le tout depuis la même formule Résident et le même registre.

Ce que contrôlent le conseil ou le gestionnaire de la communauté

• Ajoutez un résident une fois, par nom et e-mail, et choisissez la formule Résident. Son compte se lie automatiquement lorsqu'il s'inscrit.
• Révoquez l'abonnement quand un foyer déménage. Comme la formule est à vie, la révocation est la seule action qui met fin à l'accès.
• Ajoutez ou déduisez des heures pour un foyer donné à tout moment depuis sa fiche client, par exemple après une fermeture de terrain.
• Plafonnez les réservations par semaine sur la formule si les heures seules ne suffisent pas.

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Annulations, rappels et fermetures de terrain

Les résidents reçoivent un e-mail de confirmation à la réservation et un rappel une heure avant de jouer. Vous pouvez laisser les résidents annuler leurs réservations depuis leur compte, pour qu'un créneau libéré revienne aux voisins au lieu de rester vide. Quand un terrain est en réfection ou que l'éclairage est en panne, bloquez la période dans le calendrier et personne ne pourra la réserver tant que vous ne l'aurez pas rouverte.

Invités et accès au portail

Les résidents réservent à leur nom et viennent avec qui le règlement de la communauté autorise. Un bénévole du conseil peut aussi créer une réservation pour un invité par son nom directement depuis le calendrier, sans compte. Si les terrains sont derrière un portail fermé, une serrure connectée peut fournir un code qui ne fonctionne que pendant la réservation, plus besoin de gérer des clés. Notre guide des serrures connectées compare les options.

Ce que cela coûte à une copropriété

La plupart des logiciels d'équipements pour copropriétés facturent un abonnement mensuel selon le nombre de logements. Le plan Starter de BookThisCourt est gratuit, avec jusqu'à 500 réservations par mois et jusqu'à 8 terrains, ce qui suffit à la plupart des communautés. Les plus grandes passent au plan Scale payant. Aucune carte n'est demandée pour commencer et les résidents ne paient aucun frais de réservation. Voir les tarifs.

Mise en place

La mise en place complète tient en trois écrans : créez la formule Résident sous Offers, cochez Résidents sur les lignes de tarif que vous voulez réserver sous Hours, puis ajoutez chaque foyer sous Customers. Le guide pas à pas montre chaque écran.

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Pour l'ensemble des options d'abonnement, comme les limites de réservation et l'accès aux réservations anticipées, consultez le Guide des abonnements. Si vous gérez un club privé qui collecte des cotisations plutôt qu'une communauté qui partage ses terrains, lisez Logiciel de réservation et d'abonnement pour clubs privés à la place.

FAQ

Les résidents ont-ils besoin d'une carte bancaire pour réserver un terrain ?

Non. L'accès vient de l'abonnement Résident qu'un administrateur attribue, donc un résident se connecte et réserve sur ses heures mensuelles. Il n'y a aucune étape de paiement ni de carte enregistrée.

Peut-on limiter le temps de terrain accordé à chaque foyer ?

Oui. La formule Résident définit les heures que chaque foyer reçoit par mois, et elle propose aussi une limite hebdomadaire de réservations en option. Un administrateur peut ajouter ou déduire des heures pour un foyer à tout moment.

Les non-résidents peuvent-ils quand même réserver nos terrains ?

Seulement si vous le permettez. Toute ligne de tarif sans le réglage Membres uniquement reste ouverte au public. Si les terrains sont réservés aux résidents, cochez Résidents sur chaque ligne de tarif et personne d'autre ne pourra réserver.

Que se passe-t-il quand un résident déménage ?

Ouvrez sa fiche client et révoquez l'abonnement. Son accès et ses heures restantes prennent fin immédiatement, et vous pouvez attribuer la formule au nouveau foyer de la même façon que pour le premier.

Cela fonctionne-t-il pour le basketball ou d'autres terrains hors sports de raquette ?

Oui. Chaque type de terrain a ses propres heures et règles, donc une communauté avec des terrains de tennis, un terrain de pickleball et un terrain de basketball gère le tout depuis un seul compte avec la même formule Résident.

Combien coûte un logiciel de réservation de terrains pour copropriété ?

Le plan Starter de BookThisCourt est gratuit et inclut jusqu'à 500 réservations par mois et 8 terrains, ce qui suffit à la plupart des communautés. Les plus grandes peuvent passer à un plan payant. Les résidents ne paient jamais de frais de réservation.

Les résidents peuvent-ils annuler eux-mêmes leurs réservations ?

Oui, si vous activez les annulations par les clients. Les résidents annulent depuis leur compte et le créneau se libère immédiatement. Sinon, ils contactent le gestionnaire de la communauté.