Logiciel de réservation et d'abonnement pour clubs privés

Un club privé fonctionne grâce aux cotisations, et les cotisations sont censées donner accès aux installations. Pourtant, dans de nombreux clubs, l'accueil prend encore les demandes de terrain par téléphone, le pro shop tient une feuille papier, et les membres n'ont aucun moyen de voir à quelles heures leur catégorie a réellement droit.

BookThisCourt est un logiciel de réservation et d'abonnement pour clubs privés et établissements à adhésion de tout type : clubs de tennis, pickleball, padel et sports de raquette, clubs de squash et badminton, gymnases de basketball et volleyball, clubs de foot et de football avec leurs propres terrains, et le programme de terrains d'un country club. Les membres réservent des terrains en ligne depuis leur téléphone et ne voient que les créneaux que leur abonnement autorise. Le club continue de facturer les cotisations comme il le fait aujourd'hui.

Déjà convaincu et prêt pour la configuration en trois écrans ? Le guide pas à pas couvre tout.

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L'abonnement régit l'accès, pas le paiement

Dans un établissement commercial, celui qui paie obtient le terrain. Dans un club privé, c'est l'abonnement qui décide. BookThisCourt est construit autour de cette différence : vous créez une formule d'abonnement pour chaque catégorie de membre, vous y attachez des avantages, et c'est la formule qui ouvre l'accès aux heures de terrain pour un membre.

• Réservation réservée aux membres : réservez n'importe quelles heures pour les membres, avec des catégories différentes accédant à des heures différentes si vous le souhaitez.
• Une formule par catégorie de membre : titulaire, junior, social, saisonnier, ou tout ce que définissent vos statuts, chacune avec son propre quota d'heures de terrain.
• Tarif membre : un tarif plus bas que le public, ou du temps de terrain gratuit inclus dans la cotisation.
• Réservation prioritaire : laissez les membres réserver plus à l'avance que le public.
• Les cotisations restent au club : attribuez des formules à votre registre existant et continuez à facturer depuis votre propre bureau, ou activez la facturation par la plateforme quand vous serez prêt.

Une formule par catégorie de membre

La plupart des clubs ont déjà des catégories inscrites dans leurs statuts. Recréez chacune comme une formule d'abonnement : Full Member (membre titulaire) avec huit heures par mois et accès à toutes les heures, Junior avec accès aux créneaux d'après l'école, Social avec accès aux heures creuses uniquement. Chaque formule est masquée de la page de réservation publique quand l'adhésion se fait sur invitation ou liste d'attente, pour que personne ne rejoigne le club sans son approbation.

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Heures réservées aux membres, heures publiques, ou les deux

Chaque ligne de tarif sur la page Hours a une colonne Membres uniquement. Cochez les formules qui doivent accéder à ces heures et seuls ces membres pourront réserver. Un club strictement privé coche ses formules sur chaque ligne. Un club qui ouvre ses terrains de semaine en journée au public laisse ces lignes décochées, et les deux types d'heures cohabitent sur le même terrain.

C'est aussi ainsi que vous réservez un créneau hebdomadaire fixe pour une catégorie donnée, par exemple un bloc de stage junior ou une matinée féminine, sans bloquer le terrain pour tout le monde.

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Tarif membre et réservation prioritaire

L'accès exclusif n'est qu'un avantage parmi d'autres. Les formules peuvent aussi porter un tarif membre que le public ne voit jamais, un quota d'heures de terrain qui se recharge à chaque cycle, des points de récompense bonifiés, des remises sur les événements et les stages, et un accès aux réservations anticipées pour que les membres réservent plusieurs jours avant les non-membres. Le Guide des abonnements liste tous les avantages disponibles.

Continuez à facturer les cotisations à votre façon

La plupart des clubs privés facturent annuellement via leur propre bureau et n'ont aucun intérêt à transférer cela vers une plateforme de réservation. Rien n'a besoin de changer. Attribuez sa formule à chaque membre, laissez la facturation par la plateforme désactivée, et aucun paiement ne transitera jamais par BookThisCourt.

Si le club préfère que le logiciel collecte les cotisations et accepte les nouvelles inscriptions en ligne, la facturation par la plateforme peut être activée par formule, et les membres paient par carte, Apple Pay ou Google Pay.

Tous les types de terrain : tennis, squash, basketball, foot, et plus

Les logiciels de réservation de terrains supposent généralement des sports de raquette, mais les terrains d'un club ne s'arrêtent rarement là. BookThisCourt traite chaque terrain comme son propre type avec ses propres heures et règles, donc tennis, pickleball, padel, squash, badminton, basketball et volleyball ainsi que les terrains de foot ou de football cohabitent dans un seul compte, régis par les mêmes formules d'abonnement et le même registre.

Invités, annulations et rappels

L'accueil peut créer une réservation pour un invité par son nom directement depuis le calendrier, si bien que l'ami de passage d'un membre n'a jamais besoin de compte. Les membres reçoivent un e-mail de confirmation à la réservation et un rappel une heure avant de jouer. Vous décidez si les membres peuvent annuler eux-mêmes et, si vous facturez le terrain, combien de temps à l'avance ils doivent annuler pour récupérer un crédit.

Stages, soirées, championnats et tournois

La réservation de terrains n'est qu'une partie de la semaine d'un club. Le même compte gère les cours et stages hebdomadaires, les round robins, les soirées de championnat et les mixers comme des événements auxquels les membres s'inscrivent en ligne, avec une remise membre si vous le souhaitez. Les tournois ont leurs propres tableaux, scores en direct et classement. Voir le guide des événements et le guide des tournois.

Décharges signées une fois, en ligne

Rattachez votre décharge de responsabilité à une formule d'adhésion ou aux réservations de terrain, et chaque membre la signe en ligne avant sa première séance. Les membres qui reviennent ne sont pas resollicités tant que le texte ne change pas. Voir le guide des décharges.

Ce que cela coûte

La plupart des logiciels de gestion de club facturent par module ou par nombre de membres. Le plan Starter de BookThisCourt est gratuit, avec jusqu'à 500 réservations par mois et jusqu'à 8 terrains. Les clubs plus actifs passent au plan Scale payant, avec 20 terrains, des tarifs heures pleines et creuses et des règles de réservation personnalisées. Aucune carte n'est demandée pour commencer. Voir les tarifs.

Mise en place

La mise en place complète tient en trois écrans : créez une formule par catégorie de membre sous Offers, cochez ces formules sur les lignes de tarif que vous voulez réserver sous Hours, puis ajoutez vos membres existants sous Customers. Le guide pas à pas montre chaque écran.

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Si vous gérez une copropriété ou des terrains communautaires partagés plutôt qu'un club à cotisations, lisez Logiciel de réservation de terrains pour copropriétés à la place.

FAQ

Peut-on rendre la réservation de terrains réservée aux membres ?

Oui. Cochez vos formules d'abonnement dans la colonne Membres uniquement sur chaque ligne de tarif et personne en dehors de ces formules ne pourra réserver. Laissez une ligne décochée pour ouvrir ces heures au public.

Différentes catégories de membres peuvent-elles avoir des accès différents aux terrains ?

Oui. Chaque formule est cochée séparément sur chaque ligne de tarif, donc un membre titulaire peut accéder à toutes les heures tandis qu'un membre social n'accède qu'aux heures creuses. Chaque formule porte aussi son propre quota mensuel d'heures de terrain.

Les membres doivent-ils payer via la plateforme ?

Non. La plupart des clubs privés continuent de facturer les cotisations via leur propre bureau et se contentent d'attribuer une formule à chaque membre. La facturation par la plateforme est optionnelle et peut être activée par formule pour collecter les cotisations et accepter de nouvelles inscriptions en ligne.

Les membres peuvent-ils réserver plus à l'avance que le public ?

Oui. L'accès aux réservations anticipées est un avantage d'abonnement, donc les membres peuvent réserver des terrains plusieurs jours avant que les mêmes créneaux s'ouvrent aux non-membres.

Cela fonctionne-t-il pour le squash, le basketball, ou d'autres terrains hors sports de raquette ?

Oui. Chaque type de terrain de l'établissement tourne depuis le même compte avec ses propres heures et règles, donc un club avec des terrains de tennis, des terrains de squash et un gymnase de basketball gère le tout avec les mêmes formules d'abonnement.

Les membres peuvent-ils venir avec un invité ?

Oui. Les membres réservent à leur nom et viennent avec leur invité, ou l'accueil crée une réservation pour l'invité par son nom depuis le calendrier, sans créer de compte.

Combien coûte un logiciel de réservation de terrains pour club privé ?

Le plan Starter de BookThisCourt est gratuit avec jusqu'à 500 réservations par mois et 8 terrains. Les clubs plus actifs passent au plan Scale payant. Il n'y a pas de frais par membre et aucune carte n'est demandée pour commencer.