Software di Prenotazione Campi per Condomini e Comunità Residenziali

La maggior parte delle associazioni di condominio gestisce ancora i propri campi con un foglio di iscrizione di carta appeso alla recinzione, una cassetta con chiave o una chat di gruppo del quartiere. Funziona finché la comunità cresce, arriva il pickleball, e le stesse tre famiglie sembrano occupare ogni fascia oraria migliore.

BookThisCourt è un software di prenotazione campi pensato per permettere a un'associazione di condominio, una comunità residenziale o un insediamento pianificato di spostare le prenotazioni dei campi online senza introdurre pagamenti, carte di credito o un nuovo incarico per il consiglio di amministrazione. I residenti prenotano dal telefono, e chi gestisce la comunità o un membro volontario del consiglio resta al controllo.

Siete già convinti e volete la configurazione in tre schermate? La guida passo passo la illustra.

Apri la guida alla configurazione per condomini

Perché il foglio di iscrizione non funziona più

Un foglio di carta o una chat di gruppo non hanno regole. Nessuno può vedere la disponibilità senza recarsi fisicamente al campo, niente impedisce a una famiglia di scrivere il proprio nome su ogni fascia serale, e il consiglio non ha modo di riservare gli orari migliori ai residenti quando iniziano a comparire giocatori esterni.

Un software di prenotazione campi online risolve tutti e tre i problemi: i residenti vedono la disponibilità in tempo reale, il sistema applica una quota equa per famiglia, e il consiglio decide quali ore sono riservate ai soli residenti.

Come funziona la prenotazione per i residenti

I campi comunitari sono già pagati tramite le quote condominiali (in inglese, HOA), quindi il modello è diverso da quello di una struttura commerciale. Invece di addebitare un costo per ogni prenotazione, si assegna a ogni famiglia un abbonamento Resident che garantisce un numero prestabilito di ore di campo ogni mese.

• Prenotazioni campi online: i residenti vedono la disponibilità in tempo reale e prenotano dal telefono, con email di conferma e promemoria gestite automaticamente.
• Ore mensili di campo per famiglia: ogni abbonamento Resident include una quota di ore che si rinnova ogni mese, così nessuna famiglia può monopolizzare i campi.
• Ore riservate ai residenti: riservate gli orari migliori alla comunità e, se volete, lasciate altre ore aperte al pubblico.
• Niente carte di credito, niente costi per prenotazione per i residenti: l'accesso deriva dall'abbonamento, non da un pagamento.
• Un unico registro amministrativo: chi gestisce la comunità aggiunge e rimuove residenti e modifica le ore senza dover contattare l'assistenza.

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Niente carta di credito e niente costi per prenotazione

Non c'è nessun sistema di pagamento da collegare e nessuna carta registrata. Il livello Resident è nascosto dalla pagina pubblica di prenotazione, quindi nessuno può iscriversi da solo, e il link di invito lo attiva gratuitamente. Quando le quote vengono raccolte tramite il condominio, è esattamente quello che serve.

Se la vostra comunità volesse a un certo punto far pagare qualcosa, come una clinica per ospiti o l'iscrizione a un torneo, lo stesso account può accettare pagamenti online per quell'evento senza cambiare il modo in cui i residenti prenotano le loro ore abituali.

Ore riservate ai residenti, ore pubbliche, o entrambe

Ogni riga di tariffa nella pagina Hours ha una colonna Members Only. Spuntate Residents sulle righe che volete riservare, e solo le famiglie con quel livello potranno prenotarle. Lasciate una riga non spuntata e resterà aperta a chiunque acceda alla vostra pagina pubblica di prenotazione.

Questo significa che una comunità recintata può rendere ogni ora riservata ai residenti, mentre una comunità che affitta i propri campi a giocatori esterni nelle mattine infrasettimanali può fare entrambe le cose sullo stesso campo.

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Qualsiasi tipo di campo: tennis, pickleball, basket, calcio e altro

Il software di prenotazione campi è di solito pensato per gli sport da racchetta, ma i campi di una comunità raramente si fermano lì. BookThisCourt tratta ogni campo come un tipo a sé, con le proprie ore e regole, così campi da tennis, pickleball, basket, padel, pallavolo, squash e badminton e campi da calcio convivono tutti in un unico account. Una comunità con due campi da tennis, un campo da basket e un campo da calcio gestisce tutti e tre dallo stesso livello Resident e dallo stesso registro.

Cosa controlla il consiglio o chi gestisce la comunità

• Aggiungere un residente una sola volta, con nome ed email, e scegliere il livello Resident. Il suo account si collega automaticamente quando si iscrive.
• Revocare l'abbonamento quando una famiglia si trasferisce. Poiché il livello è permanente, revocarlo è l'unico modo per terminare l'accesso.
• Aggiungere o sottrarre ore per una singola famiglia in qualsiasi momento dalla sua pagina cliente, ad esempio dopo la chiusura di un campo.
• Limitare le prenotazioni settimanali sul livello, se le sole ore non bastano.

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Cancellazioni, promemoria e chiusure del campo

I residenti ricevono un'email di conferma alla prenotazione e un promemoria un'ora prima di giocare. Potete permettere ai residenti di cancellare le proprie prenotazioni dal loro account, così uno slot liberato torna ai vicini invece di restare vuoto. Quando un campo è in rifacimento o le luci non funzionano, bloccate quel periodo nel calendario e nessuno potrà prenotarlo finché non lo riaprite.

Ospiti e accesso al cancello

I residenti prenotano a proprio nome e portano chi il regolamento della comunità consente. Un volontario del consiglio può anche creare una prenotazione per un ospite inserendo il nome direttamente dal calendario, senza bisogno di un account. Se i campi sono dietro un cancello chiuso, una serratura smart può fornire un codice che funziona solo durante la prenotazione, così nessuno deve gestire le chiavi. La nostra guida alle serrature smart confronta le opzioni.

Quanto costa a un condominio

La maggior parte dei software per le aree comuni dei condomini fa pagare un canone mensile in base al numero di unità. Il piano Starter di BookThisCourt è gratuito, con fino a 500 prenotazioni al mese e fino a 8 campi, sufficiente per la maggior parte delle comunità. Le comunità più grandi passano al piano Scale a pagamento. Non serve una carta per iniziare e i residenti non pagano alcuna commissione di prenotazione. Vedi i prezzi.

Come configurarlo

La configurazione completa richiede tre schermate: create il livello Resident sotto Offers, spuntate Residents sulle righe di tariffa che volete riservare sotto Hours, poi aggiungete ogni famiglia sotto Customers. La guida passo passo mostra ogni schermata.

Apri la guida alla configurazione per condomini

Per l'insieme più ampio di opzioni di abbonamento, come i limiti di prenotazione e l'accesso alla prenotazione anticipata, consultate la guida agli Abbonamenti. Se gestite un club privato che raccoglie quote associative invece di una comunità che condivide i campi, leggete Software di Prenotazione Campi e Abbonamenti per Club Privati al suo posto.

Domande frequenti

I residenti hanno bisogno di una carta di credito per prenotare un campo?

No. L'accesso deriva dall'abbonamento Resident assegnato da un amministratore, quindi il residente accede e prenota utilizzando le proprie ore mensili. Non c'è nessun passaggio di pagamento e nessuna carta registrata.

Possiamo limitare quante ore di campo riceve ogni famiglia?

Sì. Il livello Resident stabilisce le ore che ogni famiglia riceve al mese, e include anche un'opzione di limite di prenotazione settimanale. Un amministratore può aggiungere o sottrarre ore per una singola famiglia in qualsiasi momento.

I non residenti possono comunque prenotare i nostri campi?

Solo se lo permettete. Qualsiasi riga di tariffa senza l'impostazione Members Only resta aperta al pubblico. Se i campi sono riservati ai soli residenti, spuntate Residents su ogni riga di tariffa e nessun altro potrà prenotare.

Cosa succede quando un residente si trasferisce altrove?

Aprite la sua pagina cliente e revocate l'abbonamento. Il suo accesso e le ore rimanenti terminano immediatamente, e potete assegnare il livello alla nuova famiglia nello stesso modo in cui avete aggiunto la prima.

Funziona anche per il basket o altri campi non da racchetta?

Sì. Ogni tipo di campo ha le proprie ore e regole, quindi una comunità con campi da tennis, un campo da pickleball e un campo da basket gestisce tutto da un unico account con lo stesso livello Resident.

Quanto costa un software di prenotazione campi per condomini?

Il piano Starter di BookThisCourt è gratuito e include fino a 500 prenotazioni al mese e 8 campi, sufficiente per la maggior parte delle comunità. Le comunità più grandi possono passare a un piano a pagamento. I residenti non pagano mai una commissione di prenotazione.

I residenti possono cancellare da soli le loro prenotazioni?

Sì, se attivate le cancellazioni da parte dei clienti. I residenti cancellano dal loro account e lo slot si libera subito. Se la lasciate disattivata, contattano chi gestisce la comunità.