コミュニティコート向けHOAコート予約ソフト

多くの住宅所有者組合（HOA）は、いまだにフェンスに貼られた紙の申込用紙や、ロックボックスの鍵、近隣住民のグループチャットでコートを運営しています。それでもコミュニティが大きくなり、ピックルボールが加わり、同じ3世帯が毎晩の時間帯をすべて押さえているように見え始めるまでは何とかなります。

すぐに設定方法を知りたいですか？ステップバイステップガイドで手順を説明しています。

HOA向け設定ガイドを開く

BookThisCourtを使えば、住宅所有者組合、マンション管理組合、大規模計画コミュニティが、支払いの受け付けやクレジットカードの要求、理事会の業務増加なしにコート予約をオンライン化できます。住民はスマートフォンから予約し、コミュニティマネージャーや理事会のボランティアが管理を続けられます。

なぜ紙の申込用紙は機能しなくなるのか

紙の申込用紙やグループチャットにはルールがありません。コートまで歩いて行かなければ空き状況が分からず、1つの世帯がすべての夜の時間帯に自分の名前を書き込むのを止める手立てもなく、外部のプレーヤーが現れ始めても理事会には人気の時間帯を住民のために確保する方法がありません。

オンライン予約はこれら3つの問題をすべて解決します。住民はその時点での空き状況をすぐに確認でき、全員が公平に同じ時間数を得られ、どの時間帯を住民限定にするかを理事会が決められます。

住民向け予約の仕組み

コミュニティのコートはすでにHOAの会費でまかなわれているため、公共施設とは仕組みが異なります。予約ごとに課金する代わりに、各世帯に毎月一定のコート利用時間が付いたResidentメンバーシップを付与します。

• オンライン予約: 住民は空き状況を確認してスマートフォンから予約でき、確認メールとリマインダーメールは自動で送信されます。
• 世帯ごとの毎月の利用時間: Residentメンバーシップにはすべて、毎月更新される利用時間が含まれているため、1つの世帯がコートを独占することはありません。
• 住民限定の時間帯: 人気の時間帯はコミュニティ専用にし、それ以外は希望に応じて一般にも開放できます。
• 住民にクレジットカードや予約手数料は不要: 予約を可能にするのは支払いではなく、メンバーシップです。
• 住民リストは1つだけ: コミュニティマネージャーはサポートに電話することなく、住民の追加、削除、利用時間の変更ができます。

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クレジットカード不要、予約ごとの手数料もなし

決済を連携する必要はなく、カード情報もどこにも保存されません。Residentプランは公開予約ページには表示されないため、誰も自分でサインアップすることはできず、招待リンクによって無料で有効化されます。会費がすでにHOAを通じて集金されている場合、これはまさに望ましい形です。

コミュニティがゲスト向けクリニックやトーナメント参加費など、何かに課金したくなった場合でも、住民が通常の時間帯を予約する方法を変えることなく、そのイベントだけオンラインで支払いを受け付けられます。

住民限定の時間帯、公開時間帯、またはその両方

「時間帯」ページでは、すべての時間帯に会員限定の列があります。確保しておきたい時間帯でResidentsにチェックを入れると、そのプランを持つ世帯だけが予約できます。チェックを入れなければ、その時間帯は公開ページから誰でも予約できます。

そのため、ゲート付きコミュニティはすべての時間帯を住民専用にでき、平日の朝にコートを外部に貸し出すコミュニティは、同じコートで両方の使い方を組み合わせられます。

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テニス、ピックルボール、バスケットボール、サッカーなど、あらゆるコートタイプに対応

コート予約ソフトは通常ラケットスポーツ向けに販売されていますが、コミュニティのコートはそれだけにとどまらないことがほとんどです。BookThisCourtでは、コートやフィールドごとに個別の利用時間とルールを設定できるため、テニス、ピックルボール、バスケットボール、パデル、バレーボール、スカッシュ、バドミントンのコートやサッカー場が、すべて1つのアカウントに収まります。テニスコート2面、バスケットボールコート1面、サッカー場1面を持つコミュニティでも、同じResidentプランと同じ住民リストですべてを運用できます。

理事会やコミュニティマネージャーが管理できること

• 住民の氏名とメールアドレスを一度入力し、Residentプランを選択します。住民がサインアップすると、アカウントが自動的に連携されます。
• 世帯が退去したらメンバーシップを削除します。プランは自動的には失効しないため、削除することがアクセスを終了させる唯一の方法です。
• 修繕でコートが利用できなかった後など、必要に応じて特定の世帯の利用時間を、その顧客ページからいつでも追加・削減できます。
• 利用時間の設定だけでは足りない場合、週あたりの予約件数に上限を設定できます。

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キャンセル、リマインダー、コートの休止

住民は予約時に確認メールを受け取り、プレー開始の1時間前にはリマインダーメールが届きます。住民が自分のアカウントから予約をキャンセルできるようにすれば、空いた時間帯は空いたままにならず、他の住民に戻ります。コートの表面改修や照明の故障がある場合は、カレンダー上でその時間帯をブロックしておけば、再度開放するまで誰も予約できません。

ゲストとゲートアクセス

住民は自分の名前で予約し、コミュニティのルールで許可された相手を連れて来られます。理事会のボランティアも、カレンダーから直接ゲストの名前で予約を追加でき、アカウントは不要です。コートが施錠されたゲートの内側にある場合、スマートロックを使えば予約時間中だけ有効なコードを発行できるため、鍵の管理は誰にも必要ありません。スマートロックガイドで選択肢を比較しています。

HOAにとってのコスト

多くのHOAアメニティ向けソフトは、住戸数に応じた月額料金を課しています。BookThisCourtのStarterプランは無料で、月500予約、コート8面までカバーでき、ほとんどのコミュニティに十分な規模です。より大きなコミュニティは、月59ドルのScaleプランに移行できます。利用開始にカード情報の入力は不要で、住民に予約手数料もかかりません。料金ページをご覧ください。

設定方法

設定は3つの画面で完了します。「オファー」でResidentプランを作成し、「時間帯」で確保したい時間にResidentsのチェックを入れ、「顧客」で各世帯を追加します。ステップバイステップガイドでそれぞれの手順を説明しています。

HOA向け設定ガイドを開く

予約件数の上限や、より早い時期からの予約を許可するなど、メンバーシップでできるその他のことについては、メンバーシップガイドをご覧ください。コートを共有するコミュニティではなく、会費制のプライベートクラブを運営している場合は、代わりにプライベートクラブ向けコート予約・メンバーシップソフトをお読みください。

FAQ

住民はコートを予約するのにクレジットカードが必要ですか？

いいえ。各住民にResidentメンバーシップを付与するので、住民はサインインして月間の利用時間の中から予約します。チェックアウトの手続きはなく、カード情報を保存する必要もありません。

各世帯が利用できるコート時間を制限できますか？

はい。Residentプランで各世帯の月間利用時間を設定でき、さらに週あたりの予約件数の上限も設定できます。特定の世帯の時間は、必要に応じていつでも追加したり減らしたりできます。

住民以外の人もコートを予約できますか？

許可した場合のみです。「会員限定」列にチェックを入れなかった時間帯は、一般にも公開されたままになります。コートを住民限定にしたい場合は、すべての時間帯でResidentsにチェックを入れれば、住民以外は予約できなくなります。

住民が退去した場合はどうなりますか？

その住民の顧客ページを開き、メンバーシップを削除してください。アクセス権と残っている利用時間はすぐに失われます。新しい世帯には、最初に登録したときと同じ方法でプランを付与できます。

バスケットボールなど、ラケットを使わないコートにも対応していますか？

はい。どの種類のコートにも、それぞれ独自の利用時間とルールを設定できます。テニスコート、ピックルボールコート、バスケットボールコートを持つコミュニティでも、同じResidentプランで1つのアカウントからすべて運用できます。

HOAコート予約ソフトの料金はいくらですか？

BookThisCourtのStarterプランは無料で、月500予約、コート8面まで利用でき、ほとんどのコミュニティをカバーします。より大きなコミュニティは有料プランに移行できます。住民が予約手数料を支払うことは一切ありません。

住民は自分で予約をキャンセルできますか？

はい。顧客によるキャンセル機能をオンにした場合に限ります。住民は自分のアカウントからキャンセルでき、その時間帯はすぐに再び予約可能になります。オフのままにしておくと、住民はコミュニティマネージャーに連絡することになります。